Databeskyttelsespolitikk

Sist endret: 1. august 2018

Daikin Europe N.V. er et heleid datterselskap av det japanske selskapet Daikin Industries Ltd. Daikin Group produserer, selger, distribuerer og markedsfører aircondition, oppvarming, ventilasjon og kjøleutstyr og -løsninger, sammen med sine europeiske datterselskaper.

Daikin Europa N.V., sammen med sine europeiske datterselskaper (heretter, “DENV-G”, “vi”, “oss”, “vår”, osv.) og dets moderselskap Daikin Industries Ltd. (heretter “DIL”), er oppriktig engasjert i beskyttelsen av personopplysninger samlet fra datasubjekter (heretter “bruker”, “du», “din(e)”) offline, gjennom papirskjemaer, kontrakter, uttalelser (heretter “forms”) eller online, gjennom nettsiden www.daikin.eu (heretter “nettsiden”) eller _________(lokal nettside i landet) og gjennom, for eksempel, men ikke begrenset til, DENV-Gs (nett)applikasjoner, programvare og digitale verktøy (heretter “applikasjoner»).

I overensstemmelse med EUs personvernforordning (EU) 679/2016 (GDPR), for å:

  • – sikre åpenhet i personopplysningene vi samler offline gjennom skjemaer og online gjennom nettsiden og/eller applikasjoner;
  • – sikre åpenhet i bruken av samlede personopplysninger;
  • – legge til rette for datasubjekter i utøvelsen av deres rettigheter;
  • derfor fastsetter vi herved denne databeskyttelsespolitikken.

Beskyttelsen av dine personopplysninger er viktig for oss.  Vi tar sikte på å behandle dine personopplysninger på en lovlig, passende og gjennomsiktig måte.

Ta tid til å lese denne databeskyttelsespolitikken og dens hovednøkkelord som du herved finner med store bokstaver.

Hvis du har noen spørsmål eller bemerkninger i denne forbindelse, vennligst kontakt oss.

1. DATAKONTROLLØRER, FELLES DATAKONTROLLRØRER OG PROSESSØRER

Daikin Europe N.V. og dets europeiske datterselskaper som er etablert i den Europeiske Union er underlagt EUs personvernforordning (EU) 679/2016 (GDPR) og enhver kommende lovgivning, ved anvendelse av den ovennevnte reguleringen, som trer i kraft i den medlemsstat de er etablert i.

DATAKONTROLLØRER
Vi informerer deg om at alle personopplysninger du sender inn offline via skjemaer, eller online gjennom nettsiden og/eller applikasjoner, blir brukt til hensikter beskrevet nedenfor av Daikin Europe N.V., med registrert kontor på Zandvoordestraat 300, B-8400 Oostende (firmanummer 412.120.336), i sin kapasitet som datakontrollør (se nøkkelord).

Daikin Europe N.V.s europeiske datterselskaper opptrer i kapasitet av datakontrollører med hensyn til behandlingen av personopplysninger samlet inn offline gjennom skjema, eller online gjennom nettsiden og/eller applikasjoner.

FELLES DATAKONTROLLØRER
Det er mulig at Daikin Europe N.V. i framtiden, sammen med DIL, i fellesskap bestemmer, på basis av en skriftlig avtale, formål og midler for behandling av personopplysninger, som felles datakontrollører.

Det er mulig at Daikin Europe N.V. i framtiden, sammen med sine europeiske datterselskaper, i fellesskap bestemmer, på basis av en skriftlig avtale, formål og midler for behandling av personopplysninger, som felles datakontrollører (for eksempel, men ikke begrenset til, ethvert tilfelle hvor datterselskapet er særlig involvert i behandlingen av personopplysninger på et lokalt nivå for utviklingen av prosjektet).

I de ovennevnte tilfellene blir datasubjekter, hvis personopplysninger skal behandles av felles kontrollører, informert deretter.

DATABEHANDLERE
Daikin Europe N.V. kan også fungere som databehandler på vegne av sine europeiske datterselskaper for enhver online eller offline behandling av personopplysninger kontrollert av de europeiske datterselskapene.

Daikin Europe N.V.s europeiske datterselskaper kan fungere i kapasitet som databehandlere på vegne av, og under instruksjon av Daikin Europe N.V., dersom databehandlingsavtalene på plass.

2. PERSONOPPLYSNINGER VI SAMLER OG FORMÅL

I den grad det er nødvendig samler, behandler, registrerer, lagrer og overfører DENV-G datasubjektenes personopplysninger gitt offline gjennom skjemaer, eller online gjennom nettsiden og/eller applikasjoner, f.eks., men ikke begrenset til: besøk av nettsiden; bruk av applikasjoner; utfylling av offline eller online registreringsskjema; rapportering av manglende overholdelse; kontakt med DENV-G; registrering av jobbsøknader; klikking på knapper på sosiale medier; tilbakemeldinger (f.eks. på skjemaer, produkter, applikasjoner, nettsiden, kundeservice); besvaring av spørreundersøkelser og andre aktiviteter.

Personopplysninger er samlet enten på fakultativt grunnlag eller på obligatorisk grunnlag.  Hvis det er obligatorisk å gi personopplysninger vil dette være merket tilsvarende.  I tilfelle et datasubjekt mislykkes eller nekter å gi personopplysninger som DENV-G har markert som obligatoriske, vil DENV-G som konsekvens av dette ikke kunne fortsette prosessen eller aktiviteten forespurt av det gjeldende datasubjektet.

Et eksempel på personopplysninger som er markert som obligatoriske er i en situasjon hvor datasubjektet ønsker å fylle ut et registreringsskjema.  I dette tilfellet vil DENV-G trenge noen personopplysninger for å kunne behandle den relaterte forespørselen om registrering.  Dersom datasubjektet ønsker å registrere seg, men ikke gir personopplysningene merket som obligatoriske, vil ikke DENV-G kunne akseptere og behandle forespørselen om registrering.

DENV-G kan samle personopplysninger etter samtykke eller uten samtykke fra det involverte datasubjektet dersom:  1) en juridisk forpliktelse må oppfylles;  eller 2) en kontrakt der datasubjektet er en av partene må utføres eller vil utføres;  eller 3) det er legitime interesser, offentlige interesser eller vitale interesser for beskyttelse; eller 4) en autoritet har bedt DENV-G om å behandle personopplysningene.

DENV-G kan videre behandle dine personopplysninger bare dersom:

  • – hensikten med den videre behandlingen er kompatibel med formålet av utgangspunktet for innsamlingen av personopplysninger;
  • – du samtykker til videre behandling for et formål som er nytt og ikke kompatibelt med formålet av utgangspunktet for innsamlingen av personopplysninger.

Vennligst finn personopplysningene vi samler og formålet for innsamlingen nedenfor i underpunkt 2.1. og 2.2..

2.1.  PERSONOPPLYSNINGER VI SAMLER FRA DEG ELLER FRA TREDJEPARTER.
Du kan bli bedt om å gi oss ulike typer personopplysninger, avhengig av formålet med hver behandling, og grad av nødvendighet, som f.eks., men ikke begrenset til, navn, etternavn, fødselsdato og -sted, tittel, adresse, telefon, mobil, e-post, språk, land, nasjonalitet, ID-kort, førerkortnummer, nasjonalt registreringsnummer, passnummer, CV, yrke, kundenummer, link til sosiale media-profil, kredittkort, preferanser, interesser og tilbakemeldinger.

Du kan også bli bedt om å gi oss, avhengig av formålet med hver behandling og i grad av nødvendighet, personopplysninger av noen spesielle kategorier (f.eks.  fagforeningsmedlemskap, personopplysninger i forbindelse med helse). DENV-G vil behandle personopplysninger av spesielle kategorier i overensstemmelse med GDPR på grunnlag av: 1) eksplisitt samtykke fra datasubjektet; eller   2) oppfyllelse av lovmessige forpliktelser og/eller utøvelse av kontrollørens eller datasubjektets rettigheter med hensyn til lovgivning i forbindelse med ansettelse og sosialtrygd; eller 3) datasubjektets vitale interesser; eller 4) etablering, utøvelse eller forsvar av juridiske krav; eller 5) viktige offentlige interesser.

Vi bruker også personopplysninger du har gitt tredjeparter, for eksempel tjenesteytere, eller personopplysninger som faller innenfor offentlig domene, som allmenne personopplysninger, personopplysninger synlige på din egen nettside, blogg eller opplysninger postet på din offentlig tilgjengelige sosiale media-profil.

DENV-G kan også motta personopplysninger via tredjeparter etter fusjoner, oppkjøp og andre transformerende operasjoner.

2.1.1 Formål med samling av personopplysninger.
Når samlet, bruker vi personopplysninger som nevnt ovenfor til en rekke formål.  Vennligst finn dem oppført nedenfor:

Businessadministrasjon og kundebehandling.
DENV-G må ha muligheten til å utføre kontrakter behørig og ordentlig, og til å utføre alle de nødvendige regnskaps- og lovbestemte prosessene.  Tilsvarende vil DENV-G trenge noen personopplysninger gitt fra datasubjekter offline gjennom skjema, eller online gjennom nettsiden og applikasjoner.  I samsvar med Regulering (EU) 679/2016, med formål om å utføre kontrakter, er ikke samtykket til datasubjektet som skal være part i en kontrakt påkrevd. Samtykke fra datasubjektet er ikke påkrevd når det gjelder forpliktelsen til å oppfylle en lovbestemmelse.

Med hensyn til behandlingen av kunderelasjoner og forsyningen av forbrukertjenester bruker DENV-G personopplysninger (f.eks. navn, land, nasjonalitet, e-postadresse, kundenummer, kredittkortinformasjon) for å:

  • vurdere hvorvidt det er mulig å selge produkter og tjenester til en kunde før en kontrakt inngås; eller
  • behandle kunders skriftlige forespørsler, kunders bestillinger av produkter og tjenester, og forespørsler om tilbakebetaling; eller
  • identifisere og kontakte kunder for et avslag; eller
  • informere kunder om forbrukerrettighetene og tilleggstjenester relatert til det kjøpte produktet eller tjenesten; eller
  • informere kunder om Daikins kampanjer og arrangementet, og sende ut relaterte invitasjoner; eller
  • behandle og vurdere nettsiden og applikasjonene på DENV-Gs premisser; eller
  • organisere og utføre serviceintervensjoner for kunder og installatører; eller
  • informere kunder om en kommende vedlikeholdsfrist.

Produktdistribusjon.
DENV-G bruker personopplysninger for produktdistribusjon på grunnlag av oppfyllelse av en kontrakt/lovlig forpliktelse, og særlig for å:

  • legge til rette for våre europeiske datterselskaper til å distribuere produkter og levere tjenester gjennom autoriserte byråer, businesspartnere, nettsiden og/eller applikasjoner; eller
  • legge til rette for distributører til å levere produkter, reservedeler og tjenester (for eksempel, personopplysninger er inkludert i alle følgesedler som medfølger transporten av et kjøpt produkt); eller
  • optimere salg og tjenester ved å utarbeide tilbud for kunder; eller
  • forbedre og utvikle distribusjonen av våre produkter og tjenester; eller
  • følge opp teknisk informasjon fra installatører og status for kontrakter og prosjekter; eller
  • organisere og gi opplæring til kunder, installatører, ansatte og underleverandører.

Leverandøradministrasjon.
DENV-G bruker personopplysninger til å holde oversikt over leverandører og tjenesteytere, til å registrere innkjøpsordre, forretningsutgifter og fakturaer fra leverandører eller tjenesteytere, på grunnlag av oppfyllelse av en kontrakt/lovlig forpliktelse.

Direkte markedsføring.
Som en ledende produsent og leverandør av varme-, ventilasjon- og aircondition-produkter (inklusive varmepumper og kjøleprodukter) i løsningsbransjen er DENV-G posisjonert til å gi deg informasjon som er skreddersydd til deg og dine behov (f.eks., ved å bruke dine transaksjonsdetaljer, kan DENV-G informere deg om tjenester, tilbud og forslag relatert til ditt kjøp.  Dette er såkalt “direkte markedsføring”).

DENV-G bruker den samlede personopplysninger, personopplysninger som er offentlig tilgjengelige (f.eks. informasjon tilgjengelig på internett, gjennom søkeresultater og gjennom søk på sosiale medier) eller personopplysninger mottatt fra tredjeparter (f.eks. leverandører av internettjenester) for direkte markedsføringsformål og for å tiltrekke seg nye kunder.

DENV-G utfører direkte markedsføring også med sikte på å organisere interne arrangementer, reiser, presentasjoner, møter for ansatte, kunde- og businesspartnere.

DENV-G utfører direkte markedsføring gjennom en rekke medier inklusiv, men ikke begrenset til, tekstmeldinger, spørreundersøkelser, e-poster, annonser på nettsider, databasemarkedsføring, applikasjoner og arrangementer.

DENV-G utfører direkte markedsføring på grunnlag av sin legitime interesse om å forfølge forretningsmessige mål.

DENV-G kan utføre direkte markedsføring som respons på eksplisitt samtykke fra datasubjektet.Hvis du ikke vil motta personlig tilpassede tilbud, må du ikke samtykke til å motta direkte markedsføring når du blir spurt om dette.

DENV-G forplikter seg til å sikre at informasjonen brukt i direkte markedsføring er gitt på en klar og tilstrekkelig måte, og dette ved å bruke kanalen utpekt av mottakeren for å holde ulempen av forstyrrelser til et minimum.

Kvalitetsforbedring av produkter og tjenester.
På grunnlag av dens legitime interesse ved å utføre forretninger eller samtykket fra datasubjekter bruker DENV-G personopplysninger samlet gjennom skjemaer, jobbsøknader, spørreundersøkelser, henvendelser, kommentarer, tilbakemeldinger innsendt til DENV-G, eller til andre selskaper av Daikin Group, for å forbedre sine produkter og tjenester;  utføre videre undersøkelser; utvikle modeller for analyse, risiko, markedsføring m.m., og for å produsere statistikk. DENV-G bruker også dine transaksjonsdetaljer til å utvikle globale modeller og utføre analyser.

Eksempel: DENV-G må kanskje behandle antallet mennesker som har kjøpt et spesifikt Daikin-produkt eller har søkt om en spesifikk tjeneste.

I denne forbindelse forplikter DENV-G seg til å, i den grad det er mulig, aggregere personopplysningene i anonyme eller pseudo-anonyme former for å sikre at disse personopplysningene ikke er lett, eller overhodet identifiserbare som dine.

Praksisen av å behandle personopplysninger for statistiske formål er særlig rettferdiggjort ved DENV-Gs ønske om å få på plass strategiske valg for å prestere bedre i markedet og gi deg bedre produkter og tjenester.

Personopplysninger kan også brukes til å vurdere, forenkle og forbedre DENV-Gs prosesser, for eksempel for å optimere kampanjer, prosedyrer og salg, både offline og online, gjennom nettsiden og/eller applikasjoner.

Eksempel: Hvis du ikke har fullført en prosedyre eller salgsprosess kan vi kontakte deg for å finne ut hva som gikk galt, og hvorvidt vi kan hjelpe deg. I dette tilfellet begrenser vi vår kontakt til å gi teknisk og administrativ hjelp for den spesifikke prosedyren eller prosessen.

Rekruttering og utvalg.
Med formål om rekruttering av talent samler DENV-G personopplysninger som, men ikke begrenset til, navn, e-post, telefonnummer, CV-er, URL til sosiale media-profiler fra åpne søkere og målrettede søkere som søker f.eks. på åpne stillinger, internasjonale praktikantstillinger eller praksisplasser for studenter.  Denne prosessen er tillatt av den grunn at søkere frivillig tar skritt for å inngå en kontrakt med DENV-G.

Personopplysningene gitt av søkere (gjennom utfylling av skjema eller registrering og oppretting av en personline konto på nettsiden, eller ved bruk av applikasjoner) vil brukes til behandlingen av søknader, kontakt med søkere for HR-relaterte aktiviteter, behandling av ansettelsesprosesser (f.eks. invitere søkere til intervjuer og for å gjennomføre skriftlige tester) og utarbeide ansettelseskontrakter.

DENV-G forplikter seg til å slette personopplysninger i arkivet som tilhører søkere som ikke ble ansatt på slutten av utvelgelsesprosessen, når det ikke finnes noen legitim grunn til å beholde dem.

Administrasjon av personale og lønnsfordeler.
DENV-G bruker personopplysninger på grunnlag av utføringen av en (arbeids)kontrakt, med det formål å behandle personale og særlig for:

  • behandling av, og å holde oversikt over ansettelseskontrakter og lønn;og/eller
  • betale lønninger; og/eller
  • holde oversikt over ansattes deltakelse, reise- og treningsaktiviteter; og/eller
  • kommunisere med helseforsikringsselskaper; og/eller
  • gi ansatte forsikringer, eiendeler i selskapet og lønnsfordeler relatert til ytelse.

Bokføring og regnskap.
DENV-G bruker personopplysninger med formål om å bokføre og føre regnskap med sikte på å:

  • holde oversikt over transaksjoner; eller
  • utstede fakturaer relatert til salg og leverte tjenester; eller
  • fylle ut skattedeklarasjoner og relaterte skjemaer for å oppfylle skatteforpliktelser; eller
  • utarbeide statistikk på grunnlag av transaksjonshistorikk (for eksempel angående antall transaksjoner gjort og i hvilket område); eller
  • være i samsvar med gjeldende lovgivning og krav fra myndighetene på både et nasjonalt, europeisk og internasjonalt nivå.

Juridiske krav og tvister.
Vi kan bruke personopplysninger som bevis for å fastslå, utøve og sikre rettighetene til DENV-G eller for de det representerer (f.eks. i tvister) framfor enhver jurisdiksjon i ethvert land (for eksempel, blant annet, DENV-Gs rett til å forsvare seg selv fra handlinger av urettferdig konkurranse eller DENV-Gs rett til å anmode oppfyllelsen av en ubetalt faktura).

Svindel og kriminalitetsforebygging.
Vi kan også bruke personopplysninger for å forebygge, oppdage og undersøke kriminalitet og cyberrisiko for legitime interesser, eller når en offentlig autoritet ber om å få det gjort.

Bedriftsvirksomhet og forvaltning
DENV-G overfører og/eller bruker i fellesskap personopplysninger samlet med DIL og/eller andre bedrifter av Daikin-gruppen og/eller dets businesspartnere kun når det er nødvendig, og med tanke på å utarbeide periodiske rapporter på utfallet og businessrelaterte aspekter, businessplaner og bedriftsstrategi. Behandlingen er basert på DENV-G’s legitime interesse ved å gjøre forretninger,

DENV-G behandler personopplysninger om europeiske statsborgere som ble lovlig innsamlet av en annen bedrift av Daikin Group med mindre det er en juridisk hindring (f.eks. taushetsplikt eller bestemmelser i databeskyttelsesloven).

DENV-G er forpliktet til å få på plass alle de passende tiltakene for beskyttelsen av personopplysninger med hensyn til intragruppe-kommunikasjon, i tråd med Reglering (EU) 679/2016.

2.2.  PERSONOPPLYSNINGER VI FÅR FRA DIN BRUK AV NETTSIDEN OG/ELLER APPLIKASJONER.
2.2.1 Formålet med samlingen av personopplysninger

Når du besøker nettsiden og/eller applikasjoner samler DENV-G noen av dine personopplysninger for følgende formål:

Forenkle bruken av nettsiden og/eller applikasjoner.
Ved å samle noen personopplysninger (f.eks. IP-adresser, innloggingsdata) på grunnlag av datasubjektets samtykke eller legitime interesser kan DENV-G tilpasse nettsiden og/eller applikasjonene mer i henhold til dine behov.

Gjennom bruken av informasjonskapsler vil DENV-G automatisk samle noen personopplysninger som, men ikke begrenset til, enhetsspesifikk informasjon (f.eks: IP-adresse, nettlesertype) formateringsinformasjon (f.eks. Søk), geo-lokaliseringsinformasjon (f.eks. gjennom Wi-Fi-tilkoblingspunkt) for å tilrettelegge for bruken av nettsiden og/eller applikasjonene og øke din komfort mens du bruker dem.

Eksempel: For å støtte og forenkle din identifikasjonsprosess, ved at vi lagrer ditt brukernavn og passord gjennom en informasjonskapsel, trenger du ikke skrive inn dine ID-data eller personopplysninger ved hvert besøk.

DENV-G bruker ulike typer informasjonskapsler: nødvendig, funksjonell, sosial plug-in-sporing, tredjepartsannonsering, og førstepartsanalyser. Vennligst les mer om informasjonskapsler, hva de er, hvilke typer vi bruker og hvorfor vi bruker dem, i våre “Retningslinjer for informasjonskapsler”.

Overvåking av datasubjektenes interesser og preferanser.
DENV-G kan, innenfor sin nettside og/eller applikasjoner, på grunnlag av datasubjektets samtykke eller legitime interesser, på en systematisk og vanlig måte overvåke personopplysninger gjennom automatisert beslutningsprosess-teknologi/profilering og informasjonskapsler.  Dette for å evaluere visse personlige aspekter relatert til en naturlig person, særlig for å analysere og forutsi aspekter angående den naturlige personens jobbprestasjon, økonomiske situasjon, personlige preferanser, interesser, pålitelighet, oppførsel, lokalisering eller moment (geo-lokalisering)

Vennligst les mer i våre “Retningslinjer for informasjonskapsler”.

3. VIL SAMLEDE PERSONOPPLYSNINGER BLI UTLEVERT TIL TREDJEPARTER?

For de ovennevnte formålene kan DENV-G behøve tjenester, rådgivning og/eller assistanse fra tredjeparter inkludert, men ikke begrenset til, vedlikehold av applikasjoner, reparasjon av feil, kjøp av applikasjoner, data hosting, rådgivning om overholdelse av lover og forskrifter, utvikling av applikasjoner, HR-tjenester, forsyningstjenester, internettleverandørtjenester, produksjon av statistikk m.m.

I denne forbindelse kan vi, i den grad det er nødvendig, overføre og utlevere personopplysninger vi har samlet til enhver naturlig person eller juridisk enhet, til underleverandører og businesspartnere som er tredjeparter med hensyn til DENV-G eller Daikin Group.

Hver gang vi behøver å utlevere personopplysninger vi har samlet fra tredjeparter, unntatt i tilfeller av legitime interesser fra tredjeparter, vil DENV-G sørge for å ha databehandlingsavtalen på plass med tredjeparten, i henhold til bestemmelsene i Regulering (EU) 679/2016, og be tredjeparten om å overholde prinsippene og bestemmelsene i den samme reguleringen, og innrette seg etter passende sikkerhetsstandarder.

4. OVERFØRE PERSONOPPLYSNINGER TIL TREDJELAND (UTENFOR EU)

Innenfor rammen av de ovennevnte formålene overfører og bruker DENV-G i fellesskap de samlede personopplysningene tilhørende datasubjekter som befinner seg i den Europeiske Union, med DIL og/eller andre av Daikin Groups selskaper og/eller businesspartnere etablert i ethvert land utenfor EU.

Vi informerer deg om at DENV-G har arrangert passende standard kontraktbetingelser og passende sikringstiltak angående enhver overføring av personopplysninger som forekommer mellom Daikin Europe og DIL.  I alle tilfeller av overføring av personopplysninger til land utenfor EU, forplikter DENV-G seg til å:

  • sikre et tilstrekkelig nivå av beskyttelse ved å sette passende sikringstiltak og overholde bestemmelsene i Regulering (EU) 679/2016;
  • behandle overføringen av personopplysninger på grunnlag av:
    • a) EU-kommisjonens “adequacy decisions”; hvis ikke
    • b)  standard kontraktbetingelser/bindende bedriftsregler; hvis ikke
    • c) adferdskodeks (code of conduct) godkjent av relevant tilsynsmyndighet/offisielle sikkerhetssertifiseringer.

behandle overføringen av personopplysninger på grunnlag av datasubjektets samtykke hvis personopplysninger har blitt overført, eller på grunnlag av unntakene under artikkel 49 i Regulering (EU) 679/2016, hvis overføringen ikke kan gjennomføres på grunnlag av de ovennevnte tilfellene a), b), c).

5. LAGRING OG KRITERIER

DENV-G beholder ikke dine personopplysninger for alltid.  Vi bruker dine personopplysninger i den grad det er nødvendig, og bare med sikte på å forfølge formålene beskrevet ovenfor.  Så snart målet ikke lenger eksisterer, forplikter vi oss til å slette personopplysningene, med mindre det er pålagt å arkivere den ved lov, på et nasjonalt, internasjonalt eller europeisk nivå.

Utgangspunktet for lagringen av dine personopplysninger er den lovbestemte oppbevaringsperioden (som ofte er ti år og varer inntil en kontrakt utløper eller et forretningsforhold avsluttes).   Perioden kan være lenger hvor nødvendig for utøvelsen av våre rettigheter.

Dersom ingen oppbevaringsperiode er fastsatt ved lov, kan oppbevaringsperioden være kortere i samsvar med, men ikke begrenset til, en av de følgende kriteriene: kontraktens lengde og juridiske forpliktelser; forretnings- og organisatoriske behov; langsiktige forretningsforhold; forfølgelsen av direkte markedsføring; statistikker.

Noen innsikt blir bare klarere når de blir sett over et lenger tidsrom.  Av den grunn kan en utvidet tidshorisont være nødvendig for noen typer personopplysninger (f.eks. for de som er nødvendig for design av markedsførings- og risikomodeller).

Som det er blitt sagt, DENV-G forplikter seg til, så langt det lar seg gjøre, å jobbe med aggregerte, anonymiserte eller pseudo-anonymiserte personopplysninger, og i alle tilfeller opphøre forbindelsen til individer så raskt som mulig.